ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Основными функциями комплектатора при работе в автоматизированной системе являются:
·
ввод в Базу Данных (БД) новых документов с кратким Библиографическим описанием (БО) книг и Периодических изданий (ПИ) — газет, журналов и др.;
· ввод сведений о заказе книг, подписке на ПИ и получение соответствующих печатных документов для оформления;
· отслеживание и контроль выполнения заказов;
· регистрация поступлений книг и получение специальных печатных форм;
· ввод в БД каталога информации о выбытии экземпляров книг из подразделений Библиотеки и о передаче части выбывших книг в другие подразделения (списание);
· получение специальных печатных форм.
До начала работ по созданию БД при установке системы пользователь должен ввести реквизиты своей организации, которые будут печататься в выходных документах. Кроме того, пользователь в соответствии со своими специфическими требованиями может определить состав ряда меню и справочников, которые используются при вводе данных о заказе или списании книг, подписке периодики, такие как:
· "Направление (место хранения) экземпляра" (файл MHR.MNU);
· "Коды регионов" (файл KR.MNU);
· ФИО исполнителей (файл FIO.MNU)
· "Индекс изменения цен" (файл IZC.MNU) и другие.
Правила создания/корректуры файлов меню описаны в Приложении 2 Основной инструкции.
При вводе информации автоматически осуществляется формально—логический контроль данных и, для исключения повторного ввода документа, сверка на дублетность как с БД комплектования, так и с БД каталога (для книг — по совокупности основных библиографических элементов данных).
Кодовая информация вводится с использованием справочников (меню); наименования организаций и другие данные могут вводиться с использованием словаря БД.
К работе можно приступать после изучения документа "ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ" и, в частности, разделов "3 АРМ Каталогизатор" и "6 АРМ Комплектатор".
БД комплектования содержит записи следующих 7 видов документов:
· КНИГА и сведения об ее заказе: документы создаются как дезидераты (заранее) или на этапе заказа, или на этапе регистрации книг, поступивших без заказа, или путем переноса из БД издательского каталога; передаются в БД Электронного Каталога (ЭК) после получения первого экземпляра и могут быть удалены из БД комплектования после выполнения заказа; сведения о получении новых экземпляров, поступивших дополнительно к введенным ранее, также передаются в БД каталога путем корректуры соответствующего документа—книги;
· ОРГАНИЗАЦИЯ (посредник заказа) — издающие, распространяющие и книготорговые организации, в которые направляется "почтовый" заказ (карточка или список) на книги; сведения о предварительном заказе на очередной период фиксируются и отслеживаются в записи соответствующей организации; документы вводятся в БД однократно по мере появления новых организаций и многократно используются в работе;
· ПЕРИОДИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ (журнал, газета) и сведения об его подписке: библиографические данные вводятся однократно (могут корректироваться); сведения о подписке могут быть продлены (пролонгированы) с корректурой данных предыдущего периода и сохранением данных всех предшествующих периодов подписки; после получения первого выпуска (номера) издания документ передается в БД каталогизации (БД ЭК) для последующей регистрации поступлений (сведения о подписке на очередной период также передаются в БД каталога путем корректуры соответствующего документа—журнала);
· АДРЕСАТ ПОДПИСКИ периодики (филиал, отделение), по адресу которого должны доставляться подписные издания при централизованном оформлении документов подписки; адресаты вводятся однократно и многократно используются в работе;
· ЗАПИСЬ КНИГИ СУММАРНОГО УЧЕТА (КСУ) ПОСТУПЛЕНИЙ, в которой регистрируется каждая новая поступившая партия книг; документы используются для подсчета статистических сведений о поступлениях книг и/или журналов в задаваемом пользователем интервале времени по различным разрезам (направление, вид, источник поступления др.);
· ЗАПИСЬ КНИГИ СУММАРНОГО УЧЕТА (КСУ) ВЫБЫТИЯ, в которой регистрируются сведения о партии книг, выбывающих из подразделения Библиотеки; документы используются для получения подсчета статистических сведений о выбытии книг и/или журналов в задаваемом пользователем интервале времени по различным разрезам (количество наименований, экземпляров, сумма списания и др.);
· Запись ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ, в которую однократно вводятся реквизиты организации-Пользователя (в частности, подписи для выходных форм); здесь же собираются сведения для работы "аппарата максимальных значений номеров", которые при необходимости можно корректировать; в тестовой БД данные пользователя введены в запись №1, однако они могут располагаться в любом месте БД.
· Запись каталог подписки, в которую пользователь вводит краткие сведения о подписных каталогах, необходимые для подготовки выходных документов (сведения о каталоге РП (Роспечать) априорно введены в запись №1).
Документ — Книга содержит следующие данные:
· Элементы Данных (ЭД) БО одного издания—единицы заказа (однотомного издания, тома многотомника или нескольких томов, заказываемых как одно целое (при поступлении издания его БО будет откорректировано каталогизатором)),
· сведения о "почтовом" заказе и его поэтапном исполнении (организация, в которую направлен заказ, номер и дата заказа, общее число заказанных и полученных экземпляров, номер записи в КСУ для каждого этапа исполнения заказа); обеспечивается возможность заказа книги в нескольких (не более 3—х) различных организациях,
· сведения о каждом отдельном экземпляре, заказанном по предварительному или почтовому заказу: направление его (филиал, отделение), факт получения (статус экземпляра), инвентарный номер, а также идентификатор партии книг, с которой поступил данный экземпляр (им служит номер записи в КСУ и номер акта Инвентарного учета (ИУ)).
Документ — Периодическое издание содержит следующие данные:
· краткие ЭД БО периодического или сериального издания (журналов, газет и других изданий, все выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий) и кодированную информацию (вид издания и периодичность);
· сведения о подписке его на очередной подписной период (квартал, полугодие, год): подписной индекс (с учетом использованного каталога), цена комплекта (в рублях или валюте) и доставки на подписной период, число экземпляров, заказываемых по каждому адресу для различных подразделений (филиалов, отделений);
· сведения о подписке издания за прежние подписные периоды.
Документ — Организация содержит следующие данные:
· реквизиты издающих, распространяющих и книготорговых организаций, в которые направляется заказ (карточка) на книги;
· сведения о предварительном заказе книг в данной организации и о его исполнении на очередной период (при этом отслеживаются только данные об общем числе заказанных и полученных экземпляров и соответствующих суммах, а сведения об отдельных экземплярах (их направления, факт получения и инвентарные номера) отслеживаются в документе-книге, как и для почтового заказа); обеспечивается отслеживание нескольких (не более 3-х) предварительных заказов на разные подписные периоды.
Документ — Адресат подписки ( адресат заказа на подписку) содержит следующие данные:
· код, наименование подразделения (филиала, отделения), используемые как поисковые признаки документа—АДРЕСАТА ПОДПИСКИ;
· краткие и полные данные адреса (куда) и адресата (кому), используемые непосредственно при подготовке выходной формы — абонементной карточки (соответственно для частей АБОНЕМЕНТ и ДОСТАВОЧНАЯ КАРТОЧКА); они вводятся как повторяющиеся поля соответствующей длины.
Документ — Запись КСУ поступлений содержит следующие данные для партии документов (книг, журналов), поступившей от источника:
· номер записи в КСУ поступлений (последовательные номера в пределах года присваиваются с помощью системы ИРБИС);
· номер акта (при использовании в Библиотеке индивидуального актового учета); последовательные номера присваиваются также с помощью системы ИРБИС; при этом переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа "/", либо номер должен состоять только из цифр (в частности, может быть применена структура идентичная КСУ, либо по типу "А1998/24"); возможен вариант, когда одной партии (одному номеру КСУ) соответствует несколько актов ИУ;
· дата записи (дата поступления партии книг), она автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг;
· сведения из сопроводительного документа (его номер, источник комплектования (код организации), число наименований и общее число поступивших экземпляров книг, сумма).
После ввода в БД сведений обо всех экземплярах из поступившей партии книг запись КСУ поступлений автоматически пополняется сведениями о распределении партии книг по направлениям (число наименований, экземпляров и общая сумма по каждому виду литературы), по видам документов, разделам знаний, языкам основного текста.
Документ — Запись КСУ выбытия содержит следующие данные:
· Сведения о выбытии партии книг из какого—либо подразделения Библиотеки:
· номер записи в КСУ выбытия (последовательности букв и цифр, образующих номера, структура которых определяется пользователем; они присваиваются с помощью системы ИРБИС);
· дата записи (дата выбытия партии книг); вместе с номером записи в КСУ выбытия автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг БД каталога;
· сведения из сопроводительного документа (его номер, причина списания, место хранения).
· Сведения о передаче части книг из партии выбытия в другие подразделения Библиотеки:
· номер акта передачи (последовательные номера произвольной структуры, которая определяется пользователем, присваиваются с помощью системы ИРБИС); автоматически будет перенесен в данные для соответствующих экземпляров книг БД каталога;
· дата записи (дата передачи части книг из партии выбытия).
После ввода в БД каталога сведений о выбытии всех экземпляров книг данной партии и передачи части из них в другие подразделения Библиотеки запись КСУ выбытия автоматически пополняется (специальной программой). В эту запись вводятся сведения о количестве наименований, экземпляров, сумме списания для подразделения Библиотеки, в котором зарегистрировано выбытие, о количестве наименований и экземпляров, переданных в другие подразделения, о количестве экземпляров, требующих доукомплектования, а также итоговые данные для книг, исключенных из фонда Библиотеки (число наименований и экземпляров, сумма).
АРМ "КОМПЛЕКТАТОР" структурно состоит из следующих четырех блоков (плоскостей интерфейса): ЗАКАЗ, ПОСТУПЛЕНИЕ, СПИСАНИЕ, ПОДПИСКА, каждый из которых в свою очередь организационно обеспечивают выполнение соответствующих их названиям задач комплектования.
В каждом блоке в области ПОИСК можно найти документы по словарям, соответствующим каждой из задач (в БД комплектования или в БД каталога), просмотреть их, просмотреть связанные записи и передать отмеченные записи на дальнейшую обработку — корректуру, печать, перенос в БД каталога и другие специальные функции.
Примечание: В настоящей инструкции не дается подробного описания и порядка ввода библиографических данных книг и журналов, которые подробно описаны в инструкции каталогизатора. В то же время работа с ЭД, специфическими для БД комплектования, описана здесь достаточно подробно; их перечень приведен в книге "ИРБИС Приложение".
Часть данных (поля сложной структуры с подполями — см. книгу "ИРБИС Приложение") вводится через вложенные Рабочие Листы (РЛ) — о наличии такого РЛ свидетельствует кнопка расширенных средств ввода, появляющаяся при "активизации поля" (когда курсор стоит на поле и оно выделено цветом); при нажатии кнопки с тремя точками "…" (или клавиши <F2>) раскрывается вложенный РЛ и на экране появляется перечень всех возможных для этого поля ЭД; обязательного заполнения всех ЭД в поле не требуется.
Примечание: В основном РЛ вводимая информация представлена в виде подполей с разделителями (символ "^" и буква, которые выделены цветом). Эти служебные символы, необходимые для правильной работы системы, вводятся автоматически ПРИ ВЫХОДЕ ИЗ ВЛОЖЕННОГО РЛ; поэтому НЕОБХОДИМО вводить данные с его использованием там, где появляется кнопка расширенных средств ввода с тремя точками "…". Если пользователь начинает вводить данные без нажатия кнопки (или клавиши <F2>), вложенный РЛ открывается автоматически, но первым ЭД в нем не обязательно окажется тот, который уже введен, что потребует корректуры (переноса) данных. Корректировать данные в поле можно и без вызова вложенного РЛ, обязательно сохраняя разделители подполей.
Часть данных вводится в виде повторяющихся полей простой или сложной (с подполями) структуры (например, сведения о нескольких экземплярах — см.
также книгу "ИРБИС Приложение"); признак повторяемости поля — наличие цифры "1" в столбце "Номер" в РЛ. Каждое появление (повторение) имеет соответствующий номер. Для ввода нового повторения поля нужно щелкнуть по номеру того появления, вслед за которым вы хотите поставить новое.
Ввод данных в повторяющиеся поля можно осуществлять и в другом, табличном, виде. Для вызова этого режима требуется ДВАЖДЫ щелкнуть по тексту нужного поля в столбце "Название элемента" в РЛ. В табличном виде каждое появление поля представляется одной строкой, а все его подполя располагаются по столбцам, имеющим заголовки. Порядок ввода новых повторений поля аналогичен описанному выше, но удаление выделенного курсором появления поля легко осуществляется по кнопке "Удалить повторение поля"; кроме того, можно легко вводить идентичные данные по столбцам — двойной щелчок по выделенному курсором подполю вызывает ввод в него значения из предшествующей строки этого же столбца.
Часть данных (см. п.4.2 и книгу "ИРБИС Приложение") вводится с использованием меню или словаря БД. Когда во вложенном РЛ курсор устанавливается в подполе, для которого предусмотрено использование меню (кодовая информация), или словаря, появляется кнопка со стрелкой; при нажатии этой кнопки или клавиши <F2> на экране появляется соответствующее меню или фрагмент словаря.
При работе с МЕНЮ, подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (при этом цвет инвертируется) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из меню (код) будет перенесена в РЛ. Во многих меню можно использовать поле "ключ" для быстрого поиска нужного значения. Часть меню имеет древовидную структуру.
При работе со СЛОВАРЕМ, также подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (щелкните по нему мышкой), затем нажмите кнопку ВВОД либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ — информация из словаря будет перенесена в РЛ. В окне "Ключ" — можно задавать начальные буквы выбранного пользователем поискового термина, нажатие кнопки "Полностью" позволяет просмотреть значение термина полностью в том виде, в каком он будет перенесен в документ, и выбрать один из нескольких терминов, начальные значения которых совпадают, а различия видны только при просмотре термина ПОЛНОСТЬЮ — например, при работе с коллективами или издательствами.
При вводе однотипных данных можно использовать режим "МУЛЬТИВВОДА", позволяющий при одном обращении к МЕНЮ или СЛОВАРЮ отметить и перенести в РЛ сразу нужное число терминов. В этом случае при работе со словарем или меню, подводя курсор к каждому из нужных значений, делайте отметки в соответствующем окошке и, завершив отбор, нажмите кнопку ВВОД (например, при вводе через меню ЭД "Место хранения" заказываемых экземпляров — см. п.2.1.3.).
При мультивводе в НЕПОВТОРЯЮЩЕЕСЯ поле (например, ввод через меню ЭД "Этапы технологического пути экземпляра" — см. п.5.2) между перенесенными однотипными данными автоматически вводятся разделительные знаки.
При использовании МУЛЬТИВВОДа в ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ поля необходимо:
· перейти в режим табличного ввода, для чего дважды щелкнуть мышкой по тексту нужного поля в столбце "Название элемента";
· дважды щелкнуть по "НАИМЕНОВАНИЮ" столбца таблицы соответствующего элемента;
· отметить в окошках словаря или меню нужные термины в нужной последовательности;
· нажать кнопку ВВОД;
· на каждое из отмеченных однотипных данных будет создано отдельное повторение поля, которое нужно дополнить другими ЭД.
Все эти средства упрощают ввод, а также снижают вероятность возникновения ошибок.
Далее дается описание выполнения технологических операций с указанием необходимых режимов работы, определяемых средствами интерфейса.
