Пополнение записи КСУ
После завершения обработки всей партии книг нужно ввести сведения об анализе обработанной партии книг в соответствующую запись КСУ поступлений.
Для вызова режима нужно нажать (щелкнуть мышкой) кнопку "Пополнение записи КСУ" в технологической области "Регистрация партии" — подается системный РЛ, в котором нужно определить:
· имя БД, в которую были введены книги анализируемой партии — БД комплектования или БД каталога (с использованием меню);
· номер соответствующей записи КСУ поступлений (отметить в словаре);
После ввода этих данных и нажатия кнопки "ВВОД" производится анализ документов и ввод данных в запись КСУ.
В процессе анализа в запись КСУ (в БД комплектования) автоматически вводятся данные о распределении партии книг (независимо от того, в какой БД эти документы были зарегистрированы).
Анализ распределения партии полученных документов по 80 различным разрезам для каждого места хранения с учетом требований вузовских Библиотек проводится, в частности:
· по видам и типам документов (печатные издания, брошюры, рукописи, ноты, аудио/видеоматериалы и др.),
· по языкам текста,
· по разделам знаний (анализ — по УДК/ББК или ЭД "Раздел знаний"),
· по направлениям (число наименований, экземпляров и общая сумма по каждому виду литературы),
Анализ книг, в частности, производится по следующим данным:
· в ORG MNU код национального языка установлен явным образом;
· в ORG.MNU в параметре 6 установлено значение "sibir", что означает, что национальным языком считается любой язык, включенный в справочник SIBIR.MNU, например, языки народов России (может корректироваться пользователем);
· анализ отечественных и иностранных изданий проводится по наличию букв "O" или "Z" в коде вида документа или (при их отсутствии) по несовпадению кода страны с кодом, установленным в параметре 1 в ORG.MNU;
· при подсчете суммарного числа названий, полученных за период времени (всего, на баланс, не на баланс), учитываются только издания, поступившие в библиотеку впервые.
Кроме того, вычисляется следующие данные:
· число документов, поступивших в БД впервые (число первых экземпляров),
· число наименований, поступивших повторно из того же источника,
· минимальный и максимальный инвентарные номера в партии,
· общее число наименований, экземпляров и общая сумма.
Эти последние итоговые данные в формате просмотра записи КСУ поступлений сравниваются с данными, введенными с сопроводительного документа, идентифицируя возможные ошибки, допущенные при обработке документов поступившей партии (например, не все документы введены, не откорректированы цены, проставленные на этапе заказа, не всем экземплярам проставлен статус "0").
Примечание: Нужно иметь ввиду, что если партия вводилась по частям в разные БД, то корректного распределения одной партии из двух баз получить невозможно — в таком случае можно условно разделить партию на две, каждая из которых будет введена в отдельную БД и проанализирована.
Если полученная партия разделена на несколько частей с отдельными актами ИУ (например, в соответствии с разными местами хранения), пополнение записи КСУ можно проводить многократно по мере обработки каждой части (каждого Акта).
После выполнения очередного сеанса Пополнения записи КСУ (по акту) нужно выполнить корректировку самой записи КСУ – перенести итоговые данные стоимости книг, посчитанных системой для каждого акта в соответствующее ему повторение поля.
Эта корректировка отмеченной в словаре записи КСУ выполняется в режиме "Глобальная" по заданию "CENA".
Задание выполняется для каждого отдельного номера акта.
Работа состоит из следующих этапов:
· отметить в словаре Запись КСУ, которая подлежит корректировке;
· нажать кнопку "Глобальная" – подается лист опроса, в котором должно быть указано, что отмечена одна запись ("Количество записей 1");
· нажать кнопку "Открыть" – открывается меню заданий, в котором нужно выбрать задание "CENA", нажать кнопку "Выбор из меню" - подается задание на глобальную корректуру, в котором в верхней, выделенной цветом строке, имеется кнопка со стрелкой;
· нажать кнопку со стрелкой (вход во вложенный РЛ), открыть словарь, найти в нем нужный номер акта и нажать ВВОД (два раза до выхода в опросный лист задания на корректуру);.
Примечание: Номер акта в этом словаре представлен вместе с годом (две последние цифры), которые стоят перед номером и отделяются от него знаком "¾", за номером также стоит знак "¾";
· Нажать кнопку "Выполнить" – результат выполнения будет показан в протоколе.
· Повторить все операции для отмеченной записи КСУ для каждого номера акта.
После выполнения этого задания полезно посмотреть отмеченную запись КСУ (по кнопке ПОЛНОСТЬЮ или в режиме корректировки) ¾ в случае несовпадения введенных и рассчитанных системой данных по каждому акту будут выданы сообщения.
Внимание! Выходные итоговые документы по актам, входящим в одну партию, можно получать только после завершения описанной выше технологии.
Поскольку процесс анализа партии и пополнения записи КСУ можно проводить как по БД комплектования, так и по БД каталога, может возникнуть ситуация, при которой после передачи записей в каталог и корректировки их каталогизатором будут повторно получены данные распределения партии, не совпадающие с первичными результатами, полученными после ввода данных комплектатором. Формально система при КАЖДОМ запуске режима "Пополнение записи КСУ" проводит анализ указанной партии (по номеру КСУ) в указанной БД и либо вводит их впервые в запись КСУ, либо ЗАМЕЩАЕТ в ней данные, введенные ранее, не сохраняя их предыдущие значения. Поэтому вопросы о "праве на последнее слово" должны быть решены в Библиотеке-Пользователе организационно.
