Работа с БД Каталог подписки
Объем работы по вводу новых БО журналов и корректировке документов при продлении подписки может быть существенно снижен за счет использования разных Каталогов подписки в машиночитаемых форматах. В ИРБИСе для этих задач подготовлена БД POST, условно называемая БД каталога подписки. Выход в нее осуществляется выбором БД из меню (кнопка БД) в режиме ПОДПИСКА.
Работа с использованием этой БД включает следующие этапы:
·
АРМ АДМИНИСТРАТОР ¾ Ввод внешнего файла в БД POST – осуществляется путем импорта входного файла;
· АРМ АДМИНИСТРАТОР ¾ Создание словаря заново; дополнительно к основным словарям (Заглавие, Индекс, Вид документа, Ключевые слова) формируются специальные для этой БД словари:
· Издания, имеющиеся в БД комплектования;
· Издания, отсутствующие в БД комплектования;
· Заказанные издания.
· АРМ КОМПЛЕКТАТОР БД Комплектования (CMPL)
· Установить по кнопке Настройка значение «Период подписки для проверки по каталогу» для корректировки цены, соответствующей периоду подписки
· Нажатием кнопки "Обновление описаний по КП" инициировать выполнение пакетного задания, в результате которого все (или только отмеченные) записи периодических изданий из БД комплектования проверяются по БД КП и при необходимости автоматически актуализируются (цена, периодичность, заглавие) - идентификатором служит Индекс подписки;
· Нажатием кнопки "Не найдено в КП" можно получить список периодических изданий (MFN и Индекс) из БД комплектования, которые отсутствуют в данном каталоге (возможно, прекратились издаваться или изменили индексы).
· АРМ КОМПЛЕКТАТОР БД Каталога подписки (POST)
· Просмотр словаря изданий, отсутствующих в БД комплектования, выявление изданий, которые должны быть дополнительно включены в подписку, и отбор их на корректуру – по общей технологии;
· Корректировка отмеченных документов – ввод числа экземпляров (комплектов) для заказа на определенный период (на каждый подписной период ¾ год, полугодие, квартал ¾ в РЛ имеется отдельное поле со всеми данными из каталога). При сохранении записи производится проверка на наличие идентичного индекса в БД комплектования. По мере корректировки записей формируется отдельный словарь "Заказанные издания", который можно дополнительно просматривать, оценивать и по кнопке "Итого заказано" в любой момент видеть, сколько экземпляров и на какую сумму отобрано к текущему моменту, вновь корректировать записи;
· Передача отобранных записей в БД комплектования, для чего необходимо:
· ввести данные для подписки по кнопке "Настройка" (подписной каталог, год подписки и Адресат подписки). Каталог и Адресат вводятся с использованием соответствующих словарей БД комплектования по общей технологии.
Примечание: Каталог, с которым ведется работа, заранее должен быть определен в БД комплектования по общей технологии (см п. 5.1.2.);
· Нажать кнопку "Перенос новых из КП" для передачи отобранных записей в БД комплектования; при этом могут быть переданы либо все издания, в которых введено число экземпляров для подписки, либо только отмеченные. В любом случае система опять проверяет наличие их в БД комплектования, дублетные записи логически удаляет и выдает протокол. При передаче в БД комплектования наряду с библиографическими данными формируются поля подписки, и пользователю нужно только ввести сведения о направлении (отделах), для которых заказано введенное число экземпляров.
Кроме того, нужно изменить Шифр документа, поскольку при передаче записи в поле "Шифр" записывается первая буква заглавия издания и символ "!" (напоминание об этом выдается в протоколе).
Внимание! В протоколе выдается напоминание о том, что после передачи данных в БД комплектования, в БД КП (БД POST) нужно заново словарь создать (актуализация словаря этой БД одновременно с передачей не происходит)
· По окончании работы с данным подписным каталогом можно опустошить БД POST (АРМ Администратор), либо это можно сделать перед началом работ с новым каталогом (при подписке на тот же или другой период) – импортом полученных файлов.
Машиночитаемые файлы, которые могут поставлять подписные агенства, должны содержать информацию либо в общепринятых коммуникативных форматах, либо в текстовом формате системы ИРБИС, описание которого дано Приложении 2 к Общему описанию системы.
Чтобы установить соответствие между метками данных во входных файлах различных каталогах разных подписных агенств (если они не в стандартных коммуникативных форматах) и метками, принятыми в ИРБИСе, служит кнопка "Таблица для импорта". Таблица содержит перечень основных ЭД, обычно присутствующих в каталогах подписки, и пользователь должен поставить соответственно каждому ЭД цифровое значение метки во входном файле.
Эта работа выполняется один раз для каждого каталога, который должен быть предварительно определен по кнопке "Настройка" – в результате формируется формат (таблица) переформатирования для импорта в БД КП. Созданный формат запоминается в списке (меню) таблиц (ТВП переформатирования) с именем соответствующего каталога, так что при повторном получении файла того же каталога можно сразу начинать работу с процесса импорта данных в БД POST, выбирая соответствующую ему таблицу.
