Регистрация новых поступлений
Регистрация новых поступлений номеров (выпусков) журнала проводится путем ввода данных в документ-журнал (БО) с последующим автоматическим переносом этих данных в отдельную для каждого номера запись.
Для эффективности работы рекомендуется предварительно рассортировать поступившие на регистрацию номера по наименованиям журнала.
Работа состоит из следующих этапов (здесь и далее термины ПЛОСКОСТЬ и ПОДПЛОСКОСТЬ подразумеваются, но для сокращения описания опущены):
· установить по кнопке "Настройка" значения следующих ЭД: Этап работы (РЖ), ФИО, Номер КСУ, Номер акта, которые автоматически будут вводиться в каждый новый документ – регистрируемый номер издания;
Примечание:
Когда этап работы установлен "РЖ" (регистрация), дата обработки вводится только в новые записи регистрируемых номеров, а в БО не вносится.
· выбрать режим ПОИСК – ЗАГЛАВИЕ ЖУРНАЛА, найти нужное заглавие (или ПОИСК – ШИФР и найти нужный шифр журнала) и выполнить поиск;
· если журнал отсутствует в БД, вводить его как новый документ (п.5.2.1); если журнал найден, перейти в режим ВВОД – РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА; если в сеансе работы было проведено несколько поисков, следует уточнить ЗАПРОС (по ниспадающему меню запросов);
· на корректуру подается найденный журнал (БО) в форме РЛ "!RPJ" (модификация РЛ "ОJ"), в котором регистрационные данные для ввода представлены на первой странице – см. выше Таблицу 1;
· ввести (изменить) год и том, если они не соответствуют сохраненным в документе после предыдущей регистрации, и "Сохранить" документ – поле "Сведения об экземплярах" актуализируется для введенного года (см. пояснения, приведенных ниже в этом разделе);
· ввести номер или интервал номеров (см.
пояснения ниже по тексту) – в окне просмотра появится информация об уже полученных выпусках за данный год и сведения о заказанных на данный подписной период экземплярах; система автоматически проводит сверку на дублетность и не позволяет повторно ввести идентичное значение год/том/номер (если поступил еще один экземпляр зарегистрированного ранее выпуска, сведения о нем нужно вводить в запись выпуска в режиме корректировки – см. п. 5.2.3.);
· ввести данные для регистрируемого номера (выпуска) или группы номеров с полностью идентичными данными; при этом:
· учитывайте пояснения и рекомендации, приведенные ниже в этом разделе;
· обращайте внимание на случаи несовпадения данных, представленных в окне просмотра, которые соответствуют заказу и автоматически вводятся в запись регистрируемого номера, и его реальных данных; в этом случае актуальные данные нужно вводить явным образом. (Так, например, может измениться первый пункт технологического пути, или место хранения отдельного выпуска, например, целиком посвященного определенной теме, или электронный носитель);
· завершить работу по регистрации (кнопка СОХРАНИТЬ) – в окне просмотра можно видеть результаты автоматической кумуляции регистрируемых номеров; при ручной кумуляции (см. ниже) – записать их на странице КУМУЛЯЦИЯ;
· при необходимости регистрации следующего номера того же издания - продолжить работу; при этом на странице РЛ для ввода ОСТАВЛЕНЫ сведения о годе и томе предыдущего номера и восстановлены исходные сведения о заказанных экземплярах;
· зарегистрировать все номера данного журнала и завершить работу с ним, переходя к следующему документу;
· перейти к регистрации номеров следующего наименования, начиная с поиска журнала в режиме ПОИСК-ЗАГЛАВИЕ или ПОИСК-ШИФР.
Если к полученному номеру журнала имеется и приложение, которое будет храниться и выдаваться читателю отдельно от основного выпуска, регистрации подлежат обе единицы.
При этом:
· при регистрации основного выпуска нужно указать, что к нему имеется приложение (текстовое примечание и указание физического носителя приложения, включая данные электронного ресурса);
· при регистрации приложения в его номере нужно указать номер основного выпуска (с пометой Приложение) и заполнить поле "Приложение к основному выпуску";
· остальные данные заполняются без различий.
При регистрации номера (выпуска) вводятся следующие ЭД:
Обязательные данные:
· Год, Том (если есть). Если год, сохраненный в документе после предыдущей регистрации, не соответствует году новой (предстоящей) регистрации, то необходимо:
· ввести новое значение года;
· нажать кнопку "Сохранить", после чего в поле "Сведения об экземплярах" будут введены данные, соответствующие заказу на введенный год (переносятся из поля "Сведения о заказанных экземплярах" на странице "Систематизация");
· Номер выпуска; при этом:
· сдвоенные, строенные и т.д. номера записываются через "/", например, 3/5/6/7;
· выпуски, кумулированные за 2 и более лет (например, 1999 (№3,4), 2000(№№ 1,2,3,4), 2001(№№ 1,2,3)), регистрируются по номеру выпуска первого года (1999 №3/4), а в поле "Примечания" вводятся сведения обо всех номерах, вошедших в него. В созданной записи этого выпуска необходимо будет внести корректировки (см.
ниже п.5.2.3.);
· при всех остальных идентичных данных регистрируемых номеров можно вводить интервал непрерывных номеров (разделенных дефисом), или перечень не непрерывных номеров (разделяемых запятыми), или комбинацию повторений всех вариантов;
· при регистрации Приложения к выпуску, хранящемуся отдельно, его номер должен включать номер основного выпуска (например, номер Приложения к выпуску №2 можно обозначить как "2 Прил.", соблюдая впоследствии выбранную систему нумерации для обеспечения автоматической их кумуляции);
· при регистрации Подшивок особенности – см. п.5.2.4;
· Сведения об экземплярах:
· Статус экземпляра - поставить статус "0" для полученных экземпляров (остальные будут переноситься как заказанные);
· Дата – только для экземпляров со статусом "C" или "U" (ЦБС или БИУ), как признак их поступления, или если дата должна отличаться от текущей, которая вводится автоматически;
· Число экземпляров (ЦБС/ВУЗ) – только в случае, если получены не все экземпляры с этими статусами; при этом необходимо сформировать еще одно поле с тем же статусом, поместив в нем число реально полученных экземпляров и поставив дату, а исходное поле откорректировать, оставив в нем число еще не полученных экземпляров;
· Номер экземпляра (комплекта) – только в случае, если не введены сведения о заказе (обязательный ЭД); при регистрации Подшивок ¾ особенности (инвентарный номер "подшивки") – см. п.5.2.4;
· Штрих-код экземпляра (если есть); при задании интервала номеров штрих-код не вводить, поскольку он будет переноситься в записи всех номеров, что приведет к ошибке при контроле на дублетность;
· Номер записи КСУ ( если не установлено по кнопке "Настройка");
· Цена и валюта (если не руб.) – только для дополнительного выпуска или если не введены сведения о заказе; цена должна быть указана явным образом – либо введенным значением пробела " " (если дополнительный выпуск не меняет стоимости подписки), либо указанием его цены (если он оплачивается дополнительно к заказу); во всех остальных случаях цена каждого номера автоматически вводится в соответствии с подпиской на данный период, а цена приложений, хранящихся отдельно, знаком пробела (без цены);
· Остальные ЭД ("Место хранения", "Статус и Число экземпляров для ЦБС/ВУЗ(БИУ)", "Канал поступления", "Цена экземпляра", "Валюта") переносятся автоматически из полей "Сведения о заказанных экземплярах" (видны в окне просмотра), поэтому ввод данных требуется только в том случае, когда эти данные нужно изменить.
Примечание: Сведения о заказе, зависящие от периода подписки (см. выше описание полей) выбираются (для просмотра и переноса в запись отдельного выпуска) из повторения поля, определяемого в соответствии с номером регистрируемого выпуска или его валовым номером (если нумерация словесная, например, по названию месяцев); это возможно лишь в случае, когда в поле "Сведения о заказах, поквартальные" введены граничные (первый и последний) порядковые (валовые) номера, соответствующие подписному периоду, в противном случае, если данные не видны в окне просмотра, все необходимые сведения (кроме даты и КСУ) нужно вводить явным образом.
Необязательные данные:
· Технологический путь журнала; в интегрированной технологии поле формируется автоматически (данные переносятся из поля "Сведения о заказанных экземплярах", ставится текущая дата и код статуса "8"), поэтому ввод данных требуется только в том случае, когда эти данные нужно изменить (первые пункты технологического пути каждого экземпляра, которые будут переноситься в запись, показаны в окне просмотра);
· Примечания о наличии в номере библиографии и указателя;
· Приложение к номеру ( вид нетрадиционного носителя вводится через меню); поле заполняется при регистрации Приложения к номеру (выпуску) на нетрадиционном носителе (например, МД, CD-ROM, и др.), которое хранится отдельно от печатного издания. Соответственно введенному виду носителя при создании отдельной записи на Приложение в нее будут введены сведения о шифре, месте хранения и технологическом пути (из поля "Приложение к номеру СИ" на странице "Физические характеристики", которое должно быть заполнено до начала регистрации для каждого из имеющихся у издания отдельно хранящихся нестандартных приложений);
· Дополнения к номеру:
· Валовый номер (вводится при сложной нумерации ("ручная кумуляция"), определяет порядковый номер выпуска согласно периодичности, например, периодичность "ежемесячно", номер "апрель", валовый номер равен "4") или интервал валовых номеров; для валовых номеров осуществляется автоматическая кумуляция, что позволяет автоматически определить валовые номера непоступивших выпусков;
· Начальный номер в году (вводится для изданий с продолжающейся нумерацией) – вводится однократно при получении первого выпуска; если введен "Начальный номер", валовые номера для каждого выпуска заполнять не нужно – они будут определяться автоматически;
· Дополнение к номеру (например, дата выхода номера газеты и др.), которое при просмотре присоединяется к номеру (в скобках) и в таком же виде переносится в сведения об источнике, в котором опубликована статья; при регистрации "Подшивки" - интервал вошедших в нее номеров (см. п.5.2.4);
· Примечания к номеру (текст), например, о посвящении номера одной проблеме или о наличии приложения, или о кумулятивном выпуске за разные годы и пр.;
· Примечание: номер имеет отдельно хранящееся приложение на другом носителе (вид носителя вводится через меню) – при регистрации номера (выпуска) здесь вводятся только сведения о наличии такого Приложения к нему (порядок регистрации самого Приложения описан выше – поле "Приложение к номеру").
· Объем и вид электронного ресурса (журнал является электронным ресурсом), если данные регистрируемого выпуска отличаются от общих данных (введенных в записи БО), которые автоматически переносятся в это поле;
· Сведения о статьях, опубликованных в номере (вводится выборочно или полностью по оглавлению); организационно можно разделить процессы регистрации новых поступлений (оперативный режим) и ввода данных об интересных статьях номера (см. п.5.2.3 - корректура документа-номера журнала); авторов и ключевые слова можно вводить с использованием словаря.
При завершении регистрации одного
номера издания (основного выпуска или хранящегося отдельно приложения к нему), или каждого номера из введенного интервала система ИРБИС выполняет следующие операции:
· Автоматически формирует в БД каталога новый отдельный документ для каждого номера (выпуска), перенося в него конкретные данные о зарегистрированном номере:
· уникальный шифр документа - отдельного номера журнала: за основу берется шифр издания в целом (введенный каталогизатором или созданный автоматически), который наращивается нумерационными выходными данными выпуска в формате: <Общая часть шифра> / <Год> / <Том> / <Номер>;
· сведения об экземплярах,
· если журнал является электронным ресурсом, то переносятся
· "Количественные характеристики" из поля "Дополнения к номеру";
· "Вид и объем ресурса" и "Примечания" - из записи БО, как общие данные. Если данные конкретного выпуска отличаются от общих, то их нужно откорректировать в новой созданной записи (см. ниже п.5.2.3);
· сведения о пунктах технологического пути экземпляров (для основного выпуска и приложения к нему). Примечание: Если получен экземпляр, для которого определены пункты Технологического пути" (в поле "Заказанные экземпляры"), то в сформированную запись автоматически вводится текущая дата отправки его в 1-й пункт ТП, а статус экземпляра "0" меняется на статус "8" (получен, но еще не дошел до места хранения);
· дополнительные данные к номеру – текстовое примечание переносится в том виде, как оно было введено, дополнительно формируются валовый шифр (для журналов с нестандартной или продолжающейся нумерацией – см. выше) и частные шифры на второй и третий номера сдвоенного/строенного выпуска (одного года) для облегчения их поиска в словаре шифров;
· сведения о наличии библиографии,
· сведения о приложении на нестандартном носителе:
· при регистрации основного выпуска – лишь информация о наличии отдельно хранящегося приложения к нему;
· при регистрации приложения на другом носителе, отдельно хранящегося от основного выпуска, – шифр его и вся остальная информация;
· оглавление (статьи номера).
· В документе-журнале (БО издания) кумулирует (объединяет в интервал) сведения о регистрации очередного номера с данными о предшествующих поступлениях номеров соответствующего тома за соответствующий год (кумулированные данные хранятся в виде интервала номеров для каждого года/тома).Кумуляция НЕ выполняется, если в ЭД "Признак автоматической кумуляции" введено "1" (ручная кумуляция) – очередной номер дописывается через запятую. Одновременно осуществляется кумуляция валовых номеров.
Далее необходимо проверить корректность кумуляции зарегистрированного номера; при наличии ошибки или ПРИ ОТКАЗЕ ОТ АВТОМАТИЧЕСКОЙ КУМУЛЯЦИИ - перейти на последнюю страницу и вручную откорректировать повторение поля "Кумулированные сведения о поступлениях журнала", соответствующее <году/тому> зарегистрированного номера.
