Ввод кратких БО книг
Работа состоит из следующих этапов:
· установить по кнопке "Настройка" значения ЭД "Этап работы" и "ФИО", которые автоматически будут вводиться в каждый документ;
· выбрать режим "ЗАКАЗ — БО ЗАКАЗА – НОВАЯ ЗАПИСЬ", в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран подается РЛ ZK (Описание книг);
· последовательно ввести библиографические данные, кодированную информацию и при желании — сведения о заказе, вызывая вложенные РЛ (нажатием кнопки с тремя точками или клавиши <F2>);
Примечание: При необходимости ввода более полного описания, чем это предлагает РЛ ZK, можно по кнопке ДОБАВИТЬ ввести в РЛ недостающие поля.
· сведения о заказе можно ввести и в отдельном сеансе работы в режиме корректировки записей — см. п. 2.2.3;
· переход на новый документ – клавиша НОВЫЙ.
В процессе ввода данных рекомендуется по мере заполнения страниц РЛ просматривать документ (в окне просмотра) с целью обнаружения ошибок, которые тут же нужно исправить.
Первая страница РЛ предназначена для исключения повторного (дублетного) ввода документа.
При этом используется алгоритм Автоматической Свертки Текста (АСТ), по которому из заданного текста (ЭД или набор ЭД) выбираются первые символы каждого слова, начиная с последнего (слова), затем вторые символы и т. д. до тех пор, пока будет отобрано 14 символов или текст будет выбран полностью.
Примечание: АСТ, начиная с версии ИРБИС 2001.1, изменен (значительно усилен), что позволяет идентифицировать разные издания с однословным заглавием, начинающимся с одной и той же буквы, при прочих совпадающих ЭД.
Дублет определяется по совокупности ЭД одновременно по БД комплектования и на наличие в БД каталога по следующему принципу:
· Если в документе есть сведения о серии, то в сверке участвуют ЭД:
· Год издания (две последние цифры);
· ISBN;
· Заглавие серии ( первые буквы каждого слова, начиная с конца — в соответствии с АСТ);
· Номер выпуска в серии (начиная с первой цифры);
· объем документа (число страниц или других единиц измерения).
· Если в документе нет серии, но есть собственное заглавие, то в сверке участвуют следующие ЭД:
· Год издания (две последние цифры),
· первые 9 символов фамилии автора — заголовка описания и АСТ заглавия или АСТ, включающего наименование коллектива — заголовка описания и заглавие;
· номера тома, выпуска и части (начиная с их цифровых частей и до конца, а при отсутствии в них цифровой части – полные данные);
· объем документа (число страниц или других единиц измерения).
Если система определяет и выдает сообщение о том, что вводимый документ является дублетом (то есть вводится в БД повторно), то вместо введенных данных тут же на 1-й странице РЛ можно заполнять данные для другого (нового) документа, а выявленный дублетный, имеющийся в БД, нужно пополнить новыми сведениями в режиме корректуры. Чтобы свести к минимуму информацию, которая теряется при выявлении дублетности, можно набивать только краткие данные в соответствии с указаниями в РЛ, а на следующих страницах РЛ дополнить их.
При вводе нужно обратить внимание на следующие элементы данных (ЭД):
· "ВИД ДОКУМЕНТА" (моноиздание, многотомник, серия и т.п.
— вводится с помощью меню) должен заполняться обязательно, поскольку он участвует в выходных таблицах "Распределение партии книг по видам и направлениям";
· "ТИП ДОКУМЕНТА" — можно не вводить для традиционного печатного издания, но необходимо определить его для других видов (например, для нот, картографических или аудио/видеоматериалов и т.п.)
· "ЗАГЛАВИЕ" является обязательным, его наличие контролируется автоматически. При вводе общего заглавия многотомного издания типа "Собрание сочинений", нужно ввести признак "нехарактерного заглавия"; в этом случае в словарь заглавие будет выводиться вместе с автором.
Обязательность других ЭД, участвующих в процессе сверки на дублетность, системой не контролируется, НО при их отсутствии (например, неизвестен объем документа) нельзя быть уверенным в том, что документ вводится в БД впервые. Поэтому в случае, когда при вводе документа в систему комплектатору известно заглавие книги, но неизвестны другие ЭД, участвующие в сверке на дублетность, рекомендуется предварительно провести в БД поиск по заглавию, убедиться в том, что книги с таким заглавием нет совсем, либо это другое издание, либо — дублет.
· "Автор – заголовок описания", "Другие авторы", "Редакторы и другие лица с вторичной ответственностью" — могут заполняться путем переноса их из словаря БД в тех случаях, когда эти данные уже были введены в БД в других документах. Введенные в документ, они используются при автоматическом формировании ЭД "Сведения об ответственности" или пополнения его, если этот ЭД был заполнен ранее;
· "КОЛЛЕКТИВ", "КОНФЕРЕНЦИЯ..." — могут заполняться путем переноса их из словаря БД в тех случаях, когда эти данные уже были введены в БД в других документах.
· "ШИФР ДОКУМЕНТА в БД" является важным ЭД системы.
Если Библиотека применяет систему УНИКАЛЬНЫХ расстановочных шифров, то этот ЭД заполняется при вводе.
Если Библиотека применяет расстановочные шифры, построенные на основе индексов УДК (или ББК, или индексов оригинальной внутрибиблиотечной классификации) и "Авторского знака", то при сохранении документа ШИФР и Авторский знак будут формироваться автоматически. Это будет выполняться в том случае, когда "Шифр документа в БД" не введен в документ, а хотя бы одно из полей УДК, ББК, Индекс другой классификации или Ситематический шифр заполнено,
Примечание: Если пользователь не применяет авторского знака при формировании расстановочных шифров, то он должен установить признак отмены для автоматического формирования авторского знака (в ORG.MNU в параметре "9" поставить значение "1"),
Если же Библиотека не применяет никакой системы шифровки, то в этом случае поле шифра также создается автоматически, но шифр не несет семантической нагрузки, поскольку формируется генератором случайных чисел.
· "ЭТАП РАБОТЫ, дата, ФИО" — этот ЭД является обязательным, заполняется автоматически, если заполнены ЭД по кнопке "Настройка".
