Заказ с использованием каталогов и Планов издательств
Объем работы по вводу БО заказываемых или приобретенных без заказа книг может быть существенно снижен за счет использования издательских книжных каталогов, прайс-листов, планов издательств и других подобных документов в машиночитаемых форматах. В ИРБИСе для этих задач подготовлена БД PODB, условно называемая БД издательского каталога. Выход в нее осуществляется выбором БД из меню (кнопка БД) в режиме ЗАКАЗ.
Работа в этой БД включает следующие процедуры:
· Ввод внешнего файла в БД PODB – осуществляется путем импорта входного файла в АРМе АДМИНИСТРАТОР;
· Создание словаря заново (там же);
· Просмотр словарей (авторов, заглавий, издательств, ключевых слов) и отбор записей на корректуру – по общей технологии в АРМе Комплектатор;
· Корректировка отмеченных документов – ввод числа экземпляров для заказа. При сохранении записи производится проверка на дублетность как с БД комплектования, так и с ЭК (по тому же алгоритму, что и при вводе записей в БД комплектования и ЭК). По мере корректировки записей формируется отдельный словарь "Заказанные книги", который можно дополнительно просматривать, оценивать и по кнопке "Итого заказано" в любой момент видеть, сколько экземпляров и на какую сумму отобрано к текущему моменту, вновь корректировать записи;
· Передача отобранных записей в БД комплектования, для чего необходимо:
· ввести данные для группового заказа по кнопке "Настройка" (код организации, номер заказа и дата заказа, если она должна отличаться от текущей). Код издательства и номер заказа вводятся с использованием соответствующих словарей БД комплектования по общей технологии.
Примечание: Организация (издательство), с каталогом которой ведется работа и в которую будет направлен заказ, заранее должна быть введена в БД комплектования по общей технологии (см п.2.1.1.3.);
· Нажать кнопку " Перенос заказанных книг" для передачи отобранных записей в БД комплектования; при этом могут быть переданы либо все "заказанные" книги, либо только отмеченные. В любом случае система опять проверяет наличие их в обеих БД, дублетные записи логически удаляет и выдает протокол. При передаче в БД комплектования наряду с библиографическими данными формируются поля заказа, и пользователю нужно только ввести сведения о направлении (отделах), для которых заказано введенное число экземпляров.
· Одновременно с передачей записей в БД комплектования формируется электронный заказ для передачи его издательству в исходных метках – необходимо выбрать таблицу переформатирования (имя таблицы соответствует издательству), указать имя файла и путь (по умолчанию он записывается в рабочую директорию irbiswrk).
· По окончании работы с данным издательским каталогом можно опустошить БД PODB (АРМ Администратор), либо это можно сделать перед началом работ с новым каталогом (того же или другого издательства) – импортом полученных файлов.
Машиночитаемые файлы, которые могут поставлять издательские организации, должны содержать информацию либо в общепринятых коммуникативных форматах, либо в текстовом формате системы ИРБИС (описание – см. Общее описание системы. Приложение 2).
Чтобы установить соответствие между метками данных во входных файлах различных издательств (если они не в стандартных коммуникативных форматах) и метками, принятыми в ИРБИСе, служит кнопка "Таблица для импорта". Таблица содержит перечень основных ЭД, и пользователь должен поставить соответственно каждому ЭД цифровое значение метки соответствующего ЭД во входном файле.
Эта работа выполняется один раз для каждого поставщика информации (издательства), которое должно быть предварительно установлено по кнопке "Настройка" – в результате формируются 2 формата (таблицы) переформатирования – для импорта в издательскую БД и для последующего экспорта описаний заказанных книг для передачи заказа Издательству.Оба формата запоминаются в списке (меню) таблиц (ТВП переформатирования) с именами соответствующего издательства, так что при повторном получении файла от той же организации можно сразу начинать работу с процесса импорта данных в БД PODB, выбирая таблицу соответствующую поставщику.
